Datenschutzrechtlicher Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus Personalakte nach Ende des Arbeitsverhältnisses

Wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist, besteht ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte. Dieser Anspruch kann auf Art. 17 Abs. 1a DSGVO gestützt werden. Denn auch eine papierene Personalakte stellt ein Dateisystem i. S. v. Art. 4 Nr. 6 DSGVO dar. So entschied das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg (Az. 9 Sa 73/21).

Nach dem Ende eines Ausbildungsverhältnisses in einem Fitnessstudio verlangte der Auszubildende u. a. die Entfernung einer Abmahnung aus seiner Personalakte. Die Akte wurde in Papierform geführt. Da sich die frühere Arbeitgeberin weigerte, dem nachzukommen, erhob der Auszubildende Klage. Das Arbeitsgericht Villingen-Schwenningen wies die Klage ab. Der Anspruch auf Entfernung der Abmahnung bestehe nicht. Insofern fehle es wegen der Beendigung des Ausbildungsverhältnisses an einem Rechtsschutzbedürfnis. Gegen diese Entscheidung richtete sich die Berufung des Klägers.

Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg gab dem Kläger Recht. Ihm stehe ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu. Der Anspruch könne auf Art. 17 Abs. 1a DSGVO gestützt werden. Der Anwendungsbereich der Datenschutzgrundverordnung sei eröffnet. Art. 2 Abs. 1 DSGVO setze keine elektronische Verarbeitung der Daten voraus, sondern lasse jede Verarbeitung in einer Datei ausreichen. Der Begriff des Dateisystems werde in Art. 4 Nr. 6 DSGVO definiert. Danach ist ein Dateisystem jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geographischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird. Eine solche Datei sei auch die Personalakte. Zudem ergebe sich die Löschungspflicht auch aus § 26 Abs. 7 BDSG. Diese Vorschrift setze die Verarbeitung der Beschäftigtendaten in einem Dateisystem gerade nicht voraus.